Việc tính lương tại Việt Nam bao gồm các quy trình phức tạp và cũng là lĩnh vực mà các sai lầm có thể dễ dàng trở thành phổ biến trừ khi các doanh nghiệp Việt Nam cẩn trọng xem xét các quy trình, thủ tục và tính toán.

 

  1. Thời gian thử việc kéo dài hơn thời gian quy định của pháp luật:

 

Thử việc tại Việt Nam thường bị giới hạn trong 30 ngày đối với hầu hết các công việc, và 60 ngày đối với các vị trí đòi hỏi bằng đại học. Bất kỳ thời gian thử việc nào lâu hơn các giai đoạn này thường là không hợp lệ và có thể sẽ dẫn đến việc nhân viên được coi là đã tham gia vào hợp đồng lao động. Do thời gian thử việc có thể làm giảm mức lương lên đến 15% so với mức lương chính thức, điều này cũng có thể gây ra tác động tài chính không mong muốn đối với người sử dụng lao động.

 

  1. Các ghi chép cho việc tính lương không khớp với các ghi nhận sổ sách kế toán:

 

Bộ phận nhân sự xử lý tính lương thường chịu trách nhiệm về bảng tính lương, bao gồm tính toán các khoản thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, những khoản cần phải được nộp cho ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, bộ phận kế toán sẽ là bên ghi lại các số liệu này vào sổ sách kế toán của công ty và thanh toán các khoản này. Vấn đề ở đây chính là hai bộ phận này thường có các kết quả tính khác nhau do những thay đổi vào phút chót hoặc các cách giải thích khác nhau. Vì vậy, các công ty cần phải có một quy trình để điều chỉnh và sửa chữa những khác biệt giữa bộ phận nhân sự và bộ phận kế toán, để tránh việc thường xuyên phát sinh các sai sót dẫn đến các khoản phạt liên quan, do nộp sai và thiếu các khoản phải nộp vào ngân sách nhà nước.

 

  1. Thuế đánh trên các phúc lợi không được tính toán trong bảng lương:

 

Một số phúc lợi mà doanh nghiệp dành cho nhân viên sẽ chịu thuế thu nhập cá nhân, và những khoản này sẽ được đưa vào trong quy trình tính lương. Ví dụ, thị thực Việt Nam cho nhân viên người nước ngoài được trả bởi người sử dụng lao động của họ sẽ phải chịu thuế thu nhập cá nhân, và các loại thuế trên những phúc lợi này cần phải được tính toán và thể hiện trên bảng lương và nộp cho cơ quan nhà nước.

 

  1. Lương ròng và lương gộp (Lương net và lương gross)

 

Luật lao động Việt Nam quy định lương gộp là cách tính lương mặc định cho người sử dụng lao động. Thuế được khấu trừ từ lương gộp, và bảo hiểm cũng được áp dụng cho người lao động và người sử dụng lao động dựa trên mức lương gộp của nhân viên. Trong trường hợp người sử dụng lao động đồng ý áp dụng mức lương ròng cho nhân viên khi kí hợp đồng lao động, việc tính toán trở nên phức tạp hơn đáng kể. Thêm vào đó, mặc dù các khoản thuế cá nhân đang được trả bởi người sử dụng lao động, mọi khoản tiền hoàn thuế thường sẽ được trả lại trực tiếp cho nhân viên trong khi người sử dụng lao động đã ghi nhận các khoản thuế này làm chi phí.

 

  1. Lao động người nước ngoài không có giấy phép lao động:

 

Luật lao động không cho phép kí kết hợp đồng lao động với cá nhân là nước ngoài trừ khi họ có Giấy phép lao động (hoặc Giấy chứng nhận miễn giấy phép lao động). Việc tham gia và ký kết hợp đồng với nhân viên là nước ngoài mà không có Giấy phép lao động có thể dẫn đến các khoản thanh toán không được khấu trừ thuế, cùng với rủi ro trục xuất người lao động và các biện pháp trừng phạt theo luật lao động đối với người sử dụng lao động.

 

  1. Khái niệm lương đóng bảo hiểm:

 

Trước đây, nhiều công ty ở Việt Nam tự ghi nhận mức lương cơ bản rất thấp (thường được gọi là “lương bảo hiểm”), trả số dư lương đã thỏa thuận cho nhân viên làm tiền thưởng và phụ cấp. Quá trình này dẫn đến thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm được tính thấp đi rất nhiều. Tuy nhiên, các luật hiện hành làm cho phương pháp này nói chung trở nên không hiệu quả và có thể khiến cho các doanh nghiệp phải chịu các hình phạt và nộp thuế bổ sung. Luật về cơ bản nói rằng tất cả các khoản thanh toán mà nhân viên nhận được đều phải chịu thuế và phải chịu bảo hiểm, trừ các trường hợp được loại trừ một cách cụ thể – và mặc dù có một số loại trừ , các trường hợp này thường không đáng kể.

 

  1. Không cập nhật mức tính thuế, đóng bảo hiểm – “Bẫy Excel”:

 

Các mức tính thuế thu nhập cá nhân, mức lương tối thiểu, hệ số bảo hiểm và các mức tính bảo hiểm có thể thay đổi tối đa hai lần mỗi năm. Vì phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam đều sử dụng Excel để xử lý bảng lương, nhân viên tính lương thường không nhận thức được rằng họ cần cập nhật công thức theo cách thủ công trong mẫu bảng lương Excel của họ – và không phải là hiếm khi thấy hàng loạt các thay đổi bị bỏ qua khi thực hiện tính lương hàng tháng.

 

  1. Các khoản thanh toán và tiền thưởng không được đề cập trong hợp đồng hoặc chính sách nội bộ:

 

Nếu như hợp đồng lao động hoặc chính sách nội bộ của công ty không quy định chi tiết về các khoản thanh toán bổ sung cho nhân viên, các khoản chi phí này có thể trở thành khoản không được khấu trừ cho mục đích Thuế thu nhập doanh nghiệp, gây rắc rối cho người sử dụng lao động.

 

  1. Không lập hồ sơ và hoàn thiện quyết toán thuế cũng như tổng hợp các khoản khấu trừ hàng năm cho nhân viên:

 

Người sử dụng lao động có thể làm quyết toán thuế cho nhân viên của họ trong trường hợp nhân viên đó không có thu nhập từ các công ty khác trong năm. Điều này đòi hỏi người sử dụng lao động phải có các tờ khai đã ký được lưu trữ trên hồ sơ cho phép họ thực hiện việc quyết toán. Thêm vào đó, đối với những nhân viên mà họ không giữ tờ khai đã ký, công ty sẽ cần phải làm bản tổng hợp các khoản thanh toán (khấu trừ)  trong năm cho nhân viên của họ để nhân viên có thể tự đi quyết toán các khoản thuế của mình.

 

Domicile Corporate Services là một nhà cung cấp dịch vụ tính lương chuyên nghiệp cho các công ty Việt Nam, thực hiện việc tiếp cận mang tầm quốc tế tới các quy trình tuân thủ và tính lương. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tính lương cho các tổ chức lớn nhỏ thông qua các văn phòng của chúng tôi tại thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng, cùng với dịch vụ đánh giá việc tuân thủ tính lương cho các doanh nghiệp.

 

Nếu bạn muốn thảo luận về cách mà Domicile có thể giúp bạn với các vấn đề liên quan đến tính lương và nhân sự, hãy liên hệ với chúng tôi tại info@domicilecs.com, với thông tin thêm có sẵn trên trang web của chúng tôi: www.domicilecs.com.

 



Leave a Reply