9 errori comuni delle aziende vietnamite nella gestione del libro paga

Il processo del libro paga in Vietnam è particolarmente complesso ed è un’area in cui gli errori possono essere facilmente commessi, e, se non si è conoscenza del giusto modo di operare, diventano un’ abitudine. E’importante che le imprese svolgano questo processo con molta attenzione, monitorando e controllando con consapevolezza le procedure e calcoli.

 

  1. Periodi di prova più lunghi di quanto consentito

Il periodo di prova in Vietnam è limitato a 30 giorni per la maggior parte dei lavori e a 60 giorni per i ruoli che non richiedono lauree universitarie. Normalmente, un periodo di prova più lungo non è valido e, in genere, il risultato di periodi di prova più lunghi è che i dipendenti stipulino un contratto di lavoro. Dato che i periodi di prova possono prevedere uno stipendio fino al 15% inferiore rispetto ai salari in corso, ciò può spesso avere un effetto finanziario imprevisto sul datore di lavoro.

 

  1. I registri del libro paga non corrispondono ai registri contabili

I team delle risorse umane che elaborano i libri paga sono in genere responsabili anche dei calcoli finali delle retribuzioni, compreso il calcolo dell’importo relativo alle assicurazioni sul reddito personale che devono essere rimesse alle autorità. Tuttavia, sono i team contabili ad occuparsi di registrare queste cifre nei registri finanziari della società e di solito si occupano anche di rimettere le tasse e le assicurazioni. Il problema è che molto spesso ai due team risultano valori differenti, a causa di cambiamenti dell’ultimo minuto o interpretazioni diverse. Le aziende devono quindi impegnarsi a riconciliare e correggere le differenze che emergono tra le risorse umane e i team contabili, per evitare errori continui e conseguenti sanzioni.

 

  1. Imposta sui benefit non inclusi nei calcoli delle buste paga

Alcuni benefit forniti dalle aziende possono avere implicazioni sull’imposta sul reddito personale ed è pertanto necessario che siano inclusi nel libro paga. Ad esempio, i visti per il Vietnam per il personale straniero pagati dal datore di lavoro sono soggetti all’imposta sul reddito personale e le imposte su tali prestazioni devono essere incluse nei calcoli delle retribuzioni e rimesse alle autorità.

 

  1. Salari netti rispetto ai salari lordi

Le leggi sul lavoro vietnamite sono strutturate sulla base dei salari lordi, che rappresentano l’approccio predefinito per i datori di lavoro. Le tasse sono trattenute dal salario lordo dei dipendenti e le assicurazioni sono applicate al datore di lavoro e al dipendente in base a quest’ultimo.

Quando vengono applicati contratti di retribuzione netta per il personale, i calcoli diventano molto più difficili. Inoltre, anche se le tasse personali vengono pagate dal datore di lavoro, eventuali rimborsi fiscali vengono solitamente restituiti direttamente al dipendente, nonostante il datore di lavoro li abbia sostenuti come costi.

 

  1. Assenza di permesso di lavoro per il personale straniero

Le leggi sul lavoro non consentono di stipulare contratti di lavoro con persone straniere a meno che queste non dispongano di un permesso di lavoro (o di un certificato di esenzione dal permesso di lavoro). Coinvolgere e trattare con personale straniero senza un permesso di lavoro può comportare remunerazioni non deducibili fiscalmente, insieme a rischi di espulsione per i dipendenti e sanzioni sul lavoro per i datori di lavoro.

 

  1. Concetto di salario “assicurativo”

Storicamente, è capitato che aziende in Vietnam abbiano registrato salari di base molto bassi (comunemente definiti “salari assicurativi”), secondo cui il saldo dello stipendio concordato e reale, veniva pagato allo staff come bonus e indennità. Questo processo ha portato a una riduzione delle imposte sul reddito personale e delle assicurazioni sui salari. Tuttavia, la legislazione attuale rende questo approccio generalmente inefficace e in aggiunta rende i datori di lavoro soggetti a sanzioni e tasse aggiuntive. La legge stabilisce essenzialmente che tutti i pagamenti ricevuti dai dipendenti sono tassabili e soggetti ad assicurazioni, a meno che non siano espressamente esclusi – e sebbene vi siano alcune esclusioni, le esclusioni disponibili sono spesso insignificanti.

 

 

  1. Mancato aggiornamento delle aliquote fiscali / assicurative – la “trappola di Excel”

Le aliquote di imposta sul reddito personale, i salari minimi, i tetti di assicurazione del libro paga e le tariffe assicurative possono cambiare fino a due volte l’anno.

Poiché la stragrande maggioranza delle aziende vietnamite utilizza Excel per elaborare il proprio libro paga, il personale dedicato spesso non è a conoscenza di dover aggiornare manualmente le formule all’interno dei propri modelli di gestione stipendi di Excel – e non è raro vedere molti anni di modifiche ignorate durante l’esecuzione mensile calcoli del libro paga.

 

  1. Pagamenti e bonus non previsti nei contratti o nelle policy aziendali

I pagamenti e i bonus extra, non previsti nei contratti o nelle policy aziendali, non sono deducibili fiscalmente ai fini dell’imposta sul reddito delle società, e ciò causa problemi ai datori di lavoro. Per questa ragione, tali bonus devono essere evitati per quanto possibile, a meno che i contratti di lavoro o le policy aziendali non specifichino e consentano espressamente pagamenti aggiuntivi per il personale.

 

 

  1. Mancato aggiornamento o completamento della finalizzazione fiscale e del pagamento annuale (trattenuta) Riepiloghi per il personale

I datori di lavoro si occupano delle finalizzazioni fiscali del personale nei casi in cui i dipendenti non abbiano redditi da lavoro provenienti da altri datori di lavoro durante l’anno. Ciò richiede che i datori di lavoro conservino le dichiarazioni firmate in archivio pin modo da poter effettuare le finalizzazioni. Inoltre, per quei dipendenti che non dispongono di dichiarazioni firmate, dovranno emettere riepiloghi annuali di pagamento (trattenuta) al proprio personale in modo che il personale possa finalizzare le proprie tasse.

 

Fonte: https://www.domicilecs.com/index.php/blog/290-9-common-payroll-errors-for-vietnamese-companies

Domicile Corporate Services è un fornitore professionale di servizi relativi ai contratti di lavoro per le aziende vietnamite, che adotta un approccio internazionale sui processi di conformità e gestione stipendi. Offriamo servizi di outsourcing completo delle retribuzioni per le organizzazioni di piccole e grandi dimensioni attraverso i nostri uffici a Ho Chi Minh City, Hanoi e Danang, oltre a revisione sulla conformità delle retribuzioni delle operazioni esistenti.

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